Datenschutz

Datenschutzerklärung

Stand: 25. August 2026

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche Personendaten beim Besuch von protokio.ch, bei der Kontaktaufnahme sowie bei Demo-, Pilot- und Supportanfragen bearbeitet werden und zu welchen Zwecken dies geschieht.

Wir bearbeiten Personendaten verantwortungsvoll, transparent und im Einklang mit dem anwendbaren schweizerischen Datenschutzrecht, insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Soweit im Einzelfall anwendbar, berücksichtigen wir zusätzlich die Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Website ist:

Bütschi Luca, Protokio

Blaumatt 2

3250 Lyss
Schweiz

E-Mail: info@protokio.ch

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Bearbeitung Ihrer Personendaten können Sie uns unter dieser Adresse kontaktieren.

2. Grundsätze der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten nur Personendaten, die für den Betrieb unserer Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung von Demos und Pilotprojekten sowie die Vorbereitung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind.

Personendaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck notwendig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wir verkaufen keine Personendaten an Dritte.

3. Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website können technisch notwendige Informationen verarbeitet werden. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• aufgerufene Seite

• Browsertyp und Browserversion

• Betriebssystem

• Geräteinformationen

• Referrer-Informationen

• technische Fehler- und Sicherheitsinformationen

Diese Daten werden insbesondere benötigt, um die Website bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten sowie technische Fehler oder missbräuchliche Zugriffe erkennen zu können.

Eine Zusammenführung dieser technischen Daten mit anderen Informationen über eine bestimmte Person erfolgt durch uns grundsätzlich nicht, sofern dies nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

4. Hosting und Framer

Unsere Website wird mit Framer erstellt und betrieben.

Anbieter ist:

Framer B.V.
Amsterdam, Niederlande

Im Rahmen des Betriebs der Website kann Framer technische Informationen und Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten. Dies betrifft insbesondere Daten, die für die Bereitstellung der Website sowie für über Framer übermittelte Formulare erforderlich sind.

Framer kann zur Erbringung seiner Dienste weitere technische Dienstleister und Infrastruktur-Anbieter einsetzen.

Soweit Personendaten ins Ausland übermittelt werden, achten wir darauf, dass hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder geeignete Datenschutzgarantien vorgesehen sind.

5. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen angegebenen Informationen.

Dies können insbesondere sein:

• Name

• Firma

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Betreff

• Inhalt Ihrer Nachricht

Wir verwenden diese Informationen ausschliesslich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und gegebenenfalls weitere Schritte im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage zu koordinieren.

Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage unter Umständen nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten.

6. Demo-Anfragen

Wenn Sie über unsere Website eine Demo von Protokio anfragen, können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• Vor- und Nachname

• Unternehmen

• geschäftliche E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Branche

• Unternehmensgrösse

• Angaben zu Ihrem Anwendungsfall

• weitere freiwillig übermittelte Informationen

Wir verwenden diese Angaben, um Ihre Demo-Anfrage zu beurteilen, Kontakt mit Ihnen aufzunehmen, einen Termin zu koordinieren und die Demo möglichst passend auf Ihren Anwendungsfall vorzubereiten.

Entsteht daraus eine geschäftliche Beziehung, können die entsprechenden Angaben im Rahmen der Kunden- und Vertragsverwaltung weiterbearbeitet werden.

7. Pilotprogramm

Bei einer Bewerbung für das Protokio-Pilotprogramm können zusätzlich Angaben über die geplante Verwendung des Produkts bearbeitet werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Branche

• Anzahl der Sitzungen

• typische Teilnehmerzahl

• verwendete Sprachen oder Dialekte

• bisherige Methode der Protokollerstellung

• gewünschter Anwendungsfall

• Rückmeldungen zum Produkt

Diese Daten dienen der Auswahl geeigneter Pilotpartner, der Vorbereitung des Pilotprojekts und der Weiterentwicklung von Protokio.

Eine Bewerbung für das Pilotprogramm begründet keinen Anspruch auf eine Teilnahme.

8. Supportanfragen

Wenn Sie eine Supportanfrage einreichen, können abhängig vom Problem insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• Name

• Unternehmen

• Kontaktdaten

• Kategorie der Anfrage

• Beschreibung des Problems

• Geräte- oder Systeminformationen

• Softwareversion

• Zeitpunkt des Problems

• weitere von Ihnen bereitgestellte technische Informationen

Diese Informationen werden ausschliesslich zur Bearbeitung der Supportanfrage, zur Fehleranalyse und zur Verbesserung der Zuverlässigkeit unserer Produkte verwendet.

Bitte übermitteln Sie über Supportformulare keine vertraulichen Sitzungsinhalte, sofern diese für die Problemlösung nicht zwingend erforderlich sind.

9. Kommunikation per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder ein Formular absenden, werden die entsprechenden Informationen über unseren E-Mail-Dienstleister verarbeitet.

E-Mail-Kommunikation kann technisch bedingt über Systeme ausserhalb unserer eigenen Infrastruktur laufen.

Wir verwenden die Inhalte Ihrer Kommunikation zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und – soweit erforderlich – zur Dokumentation der daraus entstehenden Geschäftsbeziehung.

10. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Personendaten grundsätzlich nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden.

Kontakt-, Demo-, Pilot- und Supportanfragen können nach Abschluss der Anfrage für eine angemessene Zeit aufbewahrt werden, insbesondere um Anschlussfragen beantworten und den bisherigen Verlauf nachvollziehen zu können.

Kommt eine Geschäftsbeziehung zustande, können bestimmte Daten aufgrund gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

Daten, für deren weitere Bearbeitung kein Zweck und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht, werden gelöscht oder anonymisiert.

11. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann technisch notwendige Technologien verwenden, die für den sicheren und funktionierenden Betrieb der Website erforderlich sind.

Wir setzen nicht ohne entsprechenden Hinweis zusätzliche Marketing- oder Tracking-Technologien ein, die eine Einwilligung der Besucher erfordern.

Sollten künftig Dienste wie externe Analysewerkzeuge, Werbeplattformen oder vergleichbare Drittanbieter eingebunden werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt und – soweit erforderlich – eine Einwilligung eingeholt.

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder unberechtigter Offenlegung zu schützen.

Trotz sorgfältiger Sicherheitsmassnahmen kann bei der Übertragung und Speicherung von Daten kein absoluter Schutz garantiert werden.

13. Bekanntgabe an Dritte

Personendaten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Erbringung unserer Leistungen notwendig ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie einer Weitergabe zugestimmt haben.

Zu solchen Empfängern können insbesondere gehören:

• Website- und Hosting-Dienstleister

• E-Mail-Dienstleister

• IT- und Supportdienstleister

• Dienstleister für den Betrieb unserer technischen Infrastruktur

• Behörden, soweit wir gesetzlich zur Bekanntgabe verpflichtet sind

Diese Dienstleister dürfen Personendaten nur im Rahmen der jeweils vorgesehenen Zwecke bearbeiten.

14. Datenbearbeitung im Ausland

Einzelne von uns eingesetzte Dienstleister können ihren Sitz oder technische Infrastruktur ausserhalb der Schweiz haben.

Dadurch können Personendaten auch in Staaten bearbeitet werden, deren Datenschutzrecht vom schweizerischen Datenschutzrecht abweicht.

Bei entsprechenden Datenübermittlungen achten wir darauf, dass die gesetzlichen Anforderungen an internationale Datenübermittlungen eingehalten werden und – soweit erforderlich – geeignete Garantien bestehen.

15. Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts können Sie insbesondere verlangen:

• Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Personendaten

• Löschung von Personendaten, soweit keine gesetzlichen oder überwiegenden Gründe für eine weitere Bearbeitung bestehen

• Einschränkung bestimmter Datenbearbeitungen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind

• Herausgabe bestimmter Personendaten, soweit ein entsprechender Anspruch besteht

• Widerruf einer erteilten Einwilligung für zukünftige Bearbeitungen

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie uns unter info@protokio.ch kontaktieren.

Wir können einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität verlangen, sofern dies notwendig ist, um Personendaten vor einer unberechtigten Herausgabe zu schützen.

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu wenden.

16. Automatisierte Einzelentscheidungen

Wir treffen über die Website derzeit keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen, die gegenüber Besuchern rechtliche Wirkungen entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

17. Protokio-Produkt und Sitzungsdaten

Diese Datenschutzerklärung betrifft in erster Linie die Nutzung der Website protokio.ch und die darüber erfolgende Kommunikation.

Protokio selbst wird als Local-First-System für professionelle Sitzungsdokumentation entwickelt. Die Kernverarbeitung ist darauf ausgelegt, direkt auf dem Protokio-System stattzufinden.

Die endgültigen technischen und datenschutzrechtlichen Informationen zur Speicherung, Verarbeitung, Löschung und Sicherung von Sitzungs-, Audio- und Transkriptionsdaten werden für das kommerzielle Produkt separat und transparent dokumentiert.

Wir vermeiden bewusst Aussagen über Sicherheitsfunktionen oder Zertifizierungen, die sich noch in Entwicklung befinden.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Website, unsere Dienstleistungen, eingesetzte Technologien oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf protokio.ch veröffentlichte aktuelle Version.

Stand: 25. August 2026